Specialist, Office & Administration Support

Alfasigma ist ein privates globales Gesundheitsunternehmen, das vor über 75 Jahren in Italien gegründet wurde und dessen Hauptsitz sich bis heute in Bologna und Mailand befindet. Die Gruppe ist in über 100 Märkten in Europa, Nord- und Südamerika, Asien und Afrika tätig.

Vor über drei Jahren haben wir uns auf einen transformativen Weg begeben, um ein wirklich globales, innovatives Gesundheitsunternehmen mit Schwerpunkt auf der Magen-Darm-Gesundheit zu werden. Wir haben ein bemerkenswertes Wachstum erlebt, unseren Umsatz fast verdoppelt, unsere geografische Präsenz erweitert und mehrere wichtige Akquisitionen integriert. Außerdem haben wir unser Portfolio weiterentwickelt, sind in seltene und spezialisierte Segmente expandiert und haben unsere Pipeline und die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter gestärkt.

Aber unsere Reise ist noch lange nicht zu Ende! Tatsächlich ist dies nur der Anfang eines mutigen neuen Kapitels in der Geschichte von Alfasigma. Wir sind entschlossen, Innovationen voranzutreiben und unser fundiertes Fachwissen zu nutzen, um Patienten und Verbrauchern weltweit eine bessere Gesundheit und Lebensqualität zu bieten und unsere Reichweite auf verschiedene Märkte auszuweiten.

Im Zuge unseres weiteren Wachstums suchen wir einen Specialist, Office & Administration Support.

Deine Aufgaben:

Empfang & Bürokoordination - Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, Verwaltung von Nachrichten und Korrespondenz (inkl. Archivierung), Empfang von Besuchern und Zutrittsgewährung für interne Mitarbeitende. Bearbeitung der Post, Beschaffung von Büromaterial, Betreuung zentraler Dienste, Koordination des lokalen IT-Supports und Verwaltung von Kommunikationskanälen. Unterstützung aller Mitarbeitenden bei ihrem Bürobesuch (Organisation von Besprechungsräumen, Catering, Besucherausweise etc.), Versand von Paketen.

Vertrags- & Lieferantenmanagement - Verwaltung von Verträgen für Office Management, Executive, Value & Market Access, Customer Service & Supply Chain und unterstützende Funktionen (z. B. MSAs/CDAs, Leistungsbeschreibungen, Einzelverträge) in Abstimmung mit der Rechtsabteilung. Einholung von Unterschriften und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation.

Veranstaltungs- & Kongressmanagement - Organisation und Unterstützung von Veranstaltungen und Kongressen in Zusammenarbeit mit Marketing und Medizin.

Finanzadministration - Verwaltung des „Contract-to-Pay“-Prozesses für die relevanten Abteilungen (Office Management, Executive, Value & Market Access, Customer Service & Supply Chain), einschließlich Vertragsmanagement, Kostenstellenüberwachung, Lieferantenmanagement und Bestellwesen (inkl. Wareneingang und Nachverfolgung). Bereitstellung von Informationen für den Budgetprozess auf Anfrage der Finanzabteilung. Mitwirkung bei buchhalterischen Aufgaben, einschließlich Klärung und Bearbeitung von Rechnungen in Zusammenarbeit mit dem Kreditorenteam.

Allgemeine administrative Unterstützung - Unterstützung aller genannten Abteilungen, z. B. bei Veranstaltungsorganisation, Postdiensten, Druckaufträgen und Materialerstellung. Darüberhinaus Unterstützung Globaler Projekte.

Was du mitbringst:

Bachelorabschluss oder vergleichbare Ausbildung mit idealerweise 2–3 Jahren Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich.
Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel) sowie sehr gute Computerkenntnisse, einschließlich Geschäftskorrespondenz und administrativer Systeme/Prozesse.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil).
Hervorragende Planungs- und Organisationsfähigkeiten sowie ausgeprägte Detailgenauigkeit.
Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und mehrere konkurrierende Aufgaben und Anforderungen zu managen.
Professionelle Kommunikation mit Personen auf allen Ebenen der Organisation.
Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
Fähigkeit, Hindernisse zu erkennen, effektiv zu kommunizieren und Lösungsvorschläge zu unterbreiten.
Erfahrung in der Organisation von mittelgroßen bis großen Meetings, Konferenzen und Messen.und Messen.

Bei Alfasigma pflegen wir eine Kultur, in der der Mut zur Innovation der Schlüssel zu unserem Erfolg ist.
Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt, umfassende Sozialleistungen und umfangreiche Möglichkeiten für berufliches Wachstum und Entwicklung.

Unser Engagement für Menschen und Patienten steht im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen Menschen mit einzigartigen Perspektiven und Erfahrungen. Wir glauben, dass Aufgeschlossenheit, Zusammenarbeit und eine gemeinsame Leidenschaft für Innovation unerlässlich sind, um bedeutende Fortschritte zu erzielen.

Komm zu Alfasigma und werde Teil eines zukunftsorientierten Teams, das sich der Gestaltung der Zukunft der pharmazeutischen Industrie verschrieben hat.